Transkrip nilai adalah salah satu dokumen wajib dalam pendaftaran beasiswa LPDP. Dokumen ini menjadi bukti pencapaian akademikmu selama menempuh pendidikan sebelumnya dan menjadi salah satu pertimbangan dalam seleksi administrasi.
Kesalahan dalam menyiapkan transkrip nilai bisa berakibat pada diskualifikasi di tahap awal. Artikel ini akan membahas secara lengkap format transkrip nilai yang diterima LPDP dan cara legalisir yang benar.
Apa Itu Transkrip Nilai?
Transkrip nilai adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perguruan tinggi yang berisi daftar mata kuliah yang telah ditempuh beserta nilai yang diperoleh. Dokumen ini juga mencantumkan Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) sebagai ringkasan performa akademik.
Transkrip nilai berbeda dengan Kartu Hasil Studi (KHS) yang hanya menunjukkan nilai per semester. Transkrip nilai merangkum seluruh nilai dari awal hingga akhir masa studi.
Persyaratan Transkrip Nilai untuk LPDP
LPDP memiliki ketentuan khusus terkait transkrip nilai yang harus dipenuhi oleh pendaftar. Berikut persyaratan yang harus diperhatikan.
IPK Minimal
Untuk pendaftar dari perguruan tinggi dalam negeri, IPK minimal yang disyaratkan adalah 3.0 dari skala 4.0. Persyaratan ini berlaku untuk semua program beasiswa LPDP, baik Magister maupun Doktor.
Untuk lulusan perguruan tinggi luar negeri, IPK harus setara dengan 3.0 pada skala 4.0. Jika sistem penilaian berbeda, perlu dilakukan konversi yang diakui.
Jenjang Pendidikan
Untuk mendaftar program Magister (S2), kamu harus melampirkan transkrip nilai S1. Untuk mendaftar program Doktor (S3), kamu harus melampirkan transkrip nilai S1 dan S2.
Pastikan semua transkrip dari jenjang yang dipersyaratkan sudah lengkap dan sesuai ketentuan.
Status Kelulusan
Transkrip nilai yang dilampirkan harus menunjukkan bahwa kamu sudah lulus dan mencantumkan IPK final. Transkrip sementara atau transkrip yang belum mencantumkan kelulusan tidak dapat diterima.
Jika ijazah atau transkrip asli belum terbit, LPDP biasanya menerima Surat Keterangan Lulus (SKL) sebagai dokumen sementara dengan ketentuan tertentu.
Format Transkrip Nilai yang Diterima
Transkrip nilai harus memenuhi format standar agar diterima dalam seleksi LPDP.
Informasi yang Harus Tercantum
Transkrip nilai yang valid harus mencantumkan identitas mahasiswa (nama lengkap, NIM, program studi), daftar mata kuliah beserta kode dan SKS, nilai setiap mata kuliah, IPK kumulatif, tanggal kelulusan, serta tanda tangan dan stempel resmi dari pejabat berwenang.
Pastikan nama yang tercantum di transkrip sama persis dengan nama di dokumen identitas lainnya seperti KTP dan ijazah.
Bahasa Dokumen
Transkrip nilai dari perguruan tinggi dalam negeri biasanya dalam Bahasa Indonesia. Untuk pendaftaran ke program studi luar negeri, beberapa universitas tujuan mungkin meminta transkrip dalam Bahasa Inggris.
Jika perguruan tinggimu tidak menerbitkan transkrip bilingual, kamu bisa meminta penerjemahan tersumpah. Pastikan untuk mengkonfirmasi ke LPDP apakah terjemahan diperlukan.
Skala Penilaian
LPDP menggunakan standar IPK dengan skala 4.0. Jika perguruan tinggimu menggunakan skala berbeda (misalnya skala 5 atau sistem huruf), pastikan ada keterangan konversi atau minta surat penjelasan dari perguruan tinggi.
Baca Juga: Cara Membuat CV yang Bikin Reviewer LPDP Terkesan
Cara Mendapatkan Transkrip Nilai
Berikut langkah-langkah untuk mendapatkan transkrip nilai yang sesuai dengan persyaratan LPDP.
1. Hubungi Bagian Akademik
Kunjungi atau hubungi bagian akademik atau registrasi di perguruan tinggimu. Sampaikan bahwa kamu membutuhkan transkrip nilai untuk keperluan pendaftaran beasiswa.
Tanyakan prosedur, biaya, dan waktu yang dibutuhkan untuk penerbitan transkrip.
2. Ajukan Permohonan Resmi
Biasanya kamu perlu mengisi formulir permohonan dan membayar biaya administrasi. Beberapa perguruan tinggi sudah menyediakan layanan online untuk permintaan transkrip.
Simpan bukti pengajuan untuk tracking status permohonan.
3. Tentukan Jumlah yang Dibutuhkan
Pertimbangkan untuk memesan beberapa eksemplar sekaligus. Selain untuk LPDP, kamu mungkin membutuhkan transkrip untuk aplikasi ke universitas tujuan.
Biasanya memesan dalam jumlah lebih banyak sekaligus lebih efisien daripada memesan berkali-kali.
4. Periksa Kebenaran Data
Setelah transkrip jadi, periksa dengan teliti semua informasi yang tercantum. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan nama, NIM, nilai, atau IPK.
Jika ada kesalahan, segera minta perbaikan sebelum menggunakan transkrip untuk pendaftaran.
Legalisir Transkrip Nilai
Legalisir adalah proses pengesahan dokumen oleh pihak berwenang. LPDP mensyaratkan transkrip nilai yang sudah dilegalisir.
Siapa yang Berwenang Melegalisir?
Untuk perguruan tinggi negeri, legalisir biasanya dilakukan oleh Dekan, Wakil Dekan Bidang Akademik, atau pejabat yang ditunjuk di tingkat fakultas atau universitas.
Untuk perguruan tinggi swasta, legalisir dilakukan oleh pejabat berwenang sesuai ketentuan masing-masing institusi, biasanya Ketua Program Studi, Dekan, atau Rektor.
Prosedur Legalisir
Pertama, siapkan transkrip asli dan fotokopi yang akan dilegalisir. Kedua, kunjungi bagian akademik atau unit yang menangani legalisir. Ketiga, isi formulir permohonan jika diperlukan dan bayar biaya administrasi. Keempat, tunggu proses legalisir selesai.
Waktu yang dibutuhkan bervariasi, dari hitungan hari hingga beberapa minggu tergantung institusi.
Ciri Transkrip yang Sudah Dilegalisir
Transkrip yang sudah dilegalisir memiliki tanda tangan basah dari pejabat berwenang, stempel resmi institusi, dan biasanya ada keterangan “Sesuai dengan aslinya” atau “Salinan yang sah.”
Beberapa institusi juga menggunakan barcode atau QR code untuk verifikasi keaslian.
Transkrip Digital vs Fisik
Seiring perkembangan teknologi, beberapa perguruan tinggi sudah menerbitkan transkrip digital.
Transkrip Digital
Transkrip digital adalah transkrip dalam format elektronik yang biasanya memiliki fitur keamanan seperti digital signature atau QR code untuk verifikasi. Beberapa perguruan tinggi sudah terintegrasi dengan sistem PDDikti (Pangkalan Data Pendidikan Tinggi).
Pastikan untuk mengkonfirmasi ke LPDP apakah transkrip digital diterima dan bagaimana cara uploadnya.
Transkrip Fisik
Transkrip fisik adalah dokumen cetak yang memiliki tanda tangan dan stempel basah. Ini adalah format tradisional yang umumnya masih diterima di mana-mana.
Untuk upload ke sistem pendaftaran LPDP, transkrip fisik perlu di-scan dengan kualitas yang baik.
Tips Scan Transkrip untuk Upload
Kualitas scan dokumen mempengaruhi penilaian administrasi. Berikut tips untuk mendapatkan hasil scan yang baik.
1. Resolusi dan Format
Scan dengan resolusi minimal 300 dpi agar tulisan terbaca jelas. Simpan dalam format PDF untuk memastikan kualitas dan ukuran file yang optimal.
2. Pencahayaan dan Kebersihan
Pastikan dokumen dalam kondisi bersih dan tidak terlipat. Scan di tempat dengan pencahayaan yang cukup untuk menghindari bayangan.
3. Ukuran File
Perhatikan batas maksimal ukuran file yang ditetapkan LPDP. Jika file terlalu besar, kompres tanpa mengurangi kualitas keterbacaan.
4. Penamaan File
Gunakan nama file yang jelas dan profesional, misalnya “Transkrip_NamaLengkap_S1.pdf” agar mudah diidentifikasi.
Masalah Umum dan Solusinya
Berikut beberapa masalah yang sering dihadapi pendaftar terkait transkrip nilai dan cara mengatasinya.
1. IPK di Bawah 3.0
Jika IPK-mu di bawah 3.0, sayangnya kamu belum memenuhi syarat untuk mendaftar LPDP reguler. Namun, beberapa program afirmasi memiliki ketentuan IPK yang berbeda.
Alternatif lain adalah melanjutkan pendidikan dengan biaya sendiri terlebih dahulu untuk meningkatkan track record akademik.
2. Transkrip Belum Terbit
Jika kamu baru lulus dan transkrip asli belum terbit, gunakan Surat Keterangan Lulus (SKL) yang mencantumkan IPK sementara. Pastikan untuk mengkonfirmasi ke LPDP apakah SKL diterima.
3. Nama Berbeda di Dokumen
Jika ada perbedaan penulisan nama antara transkrip dengan KTP atau dokumen lain, segera urus perbaikan. Inkonsistensi nama bisa menjadi masalah di tahap verifikasi.
4. Perguruan Tinggi Sudah Tutup
Jika perguruan tinggi tempat kamu kuliah sudah tutup, hubungi Kopertis atau Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (LLDikti) wilayah setempat untuk mendapatkan legalisir.
Checklist Transkrip Nilai untuk LPDP
Sebelum upload, pastikan transkrip nilaimu memenuhi kriteria berikut:
- IPK minimal 3.0 dari skala 4.0
- Sudah dilegalisir oleh pejabat berwenang
- Mencantumkan semua informasi yang diperlukan
- Nama sesuai dengan dokumen identitas lainnya
- Scan dengan kualitas baik dan terbaca jelas
- Format file dan ukuran sesuai ketentuan LPDP
- Nama file profesional dan mudah diidentifikasi
Baca Juga: Kesalahan Umum Saat Daftar LPDP dan Cara Menghindarinya
Menyiapkan transkrip nilai yang sesuai persyaratan adalah langkah penting dalam pendaftaran LPDP. Dengan memahami format dan prosedur legalisir yang benar, kamu bisa menghindari masalah di tahap administrasi dan fokus mempersiapkan komponen seleksi lainnya.
Jangan lupa persiapkan juga skor IELTS untuk melengkapi pendaftaranmu! Bergabunglah dengan IELTS Camp dan raih skor impian bersama pengajar berpengalaman!
