Menulis email bisnis dalam Bahasa Inggris bisa jadi hal yang bikin kamu mikir dua kali, apalagi kalau kamu belum yakin sama grammar-nya. Salah susun kalimat, salah pakai tenses, atau salah milih kata bisa bikin pesanmu terlihat nggak profesional. Padahal, dalam dunia kerja, first impression itu penting banget.
Buat KIPers yang pengin komunikasi kerja lebih lancar, yuk Min-KIP ajak ngulik grammar yang paling sering dipakai di email bisnis. Kita bahas juga contoh email bisnis dalam Bahasa Inggris biar kamu bisa langsung praktik.
Struktur Email Bisnis dalam Bahasa Inggris
Sebelum bahas grammar lebih lanjut, penting banget buat kamu ngerti dulu struktur umum dari sebuah email bisnis. Email formal biasanya punya susunan yang rapi dan jelas. Susunan ini membantu penerima memahami maksud pesanmu tanpa perlu baca ulang berkali-kali.
1. Salutation
Pertama, kamu mulai dengan salutation atau sapaan. Contohnya: “Dear Mr. Ahmad,” atau “To Whom It May Concern,” kalau kamu belum tahu siapa penerimanya. Hindari pakai “Hi” atau “Hey” di email bisnis kecuali kamu sudah kenal dekat.
2. Opening Sentence
Lalu masuk ke bagian opening sentence. Bagian ini berfungsi sebagai pembuka dan pengantar. Misalnya, “I hope this message finds you well.” atau “I am writing in regard to your recent inquiry.”
3. Body
Setelah pembuka, lanjutkan ke body atau isi utama email. Di sini kamu bisa menjelaskan maksud kamu dengan kalimat yang singkat, jelas, dan sopan. Gunakan paragraf pendek biar gampang dibaca. Hindari kalimat yang terlalu panjang atau bertele-tele.
4. Closing Statement
Terakhir, tutup email dengan closing statement dan signature. Contoh kalimat penutup seperti “Please let me know if you need any further information,” atau “I look forward to hearing from you soon.” Lalu akhiri dengan signature: “Best regards, Rahma Wulandari, Marketing Executive”.
Grammar Dasar yang Harus Dikuasai
Grammar untuk email bisnis nggak harus rumit. Tapi ada beberapa pola yang perlu kamu kuasai supaya pesannya tetap formal dan sopan.
Salah satunya adalah penggunaan modal verbs seperti would, could, dan might yang membuat nada bicaramu terdengar lebih sopan.
Contoh:
Kurang sopan: “I want a meeting next week.”
Lebih sopan: “I would like to schedule a meeting next week.”
Selain itu, kamu juga perlu hati-hati dengan tenses. Email biasanya pakai Present Simple untuk menjelaskan fakta dan jadwal, serta Present Perfect untuk hal yang baru saja terjadi.
Contoh:
“We have received your application.” (Present Perfect)
“Our meeting starts at 10 AM tomorrow.” (Present Simple)
Kalimat pasif juga sering dipakai di email bisnis, terutama kalau kamu nggak ingin menekankan siapa pelakunya.
Contoh Email Bisnis dalam Bahasa Inggris yang Efektif
Supaya makin jelas, Min-KIP kasih contoh pengaplikasian grammar yang benar dalam email bisnis ya. Bayangin kamu mau mengirim email konfirmasi jadwal meeting sama klien:
Subject: Meeting Confirmation – August 25th, 2025
Dear Mr. Smith,
I hope this email finds you well. I am writing to confirm our meeting scheduled for August 25th, 2025, at 10 AM via Zoom. Please let me know if this time is still convenient for you.
The agenda for the meeting will cover the latest project updates and discuss next steps. Should you need to add any points, feel free to inform me beforehand.
Looking forward to our meeting.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
Pada contoh diatas, beberapa elemen penting yang bisa diperhatikan adalah penggunaan simple present tense untuk fakta (“The agenda for the meeting will cover…”), kalimat yang jelas dan to the point, serta penutupan yang sopan.
Baca Selengkapnya: Contoh Email Bahasa Inggris Formal dan Informal Beserta Artinya
Kesalahan Umum Grammar dalam Email Bisnis
Walaupun kamu udah sering banget nulis email, bukan berarti bebas dari kesalahan grammar, ya, KIPers. Apalagi kalau kamu sering switch antara Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
Nah, Min-KIP bakal bantu kamu biar nggak terjebak dalam jebakan grammar yang sering banget kejadian di email bisnis.
- Salah Pakai Tenses
Ini kesalahan yang paling sering kejadian, terutama kalau kamu nggak terlalu sadar sama waktu kejadian yang kamu maksud.
Banyak email bisnis yang mestinya pakai past tense, malah nulis dalam bentuk present.ulang sebelum tekan tombol kirim.
Baca Selengkapnya: Contoh Penggunaan Tenses dalam Percakapan Sehari-hari
- Tidak Konsisten antara Singular dan Plural
Kalimat kamu kadang terasa janggal karena subjek dan verb-nya nggak cocok jumlahnya. Ini sering banget kejadian pas nulis cepat atau lagi buru-buru.
- Kalimat Terlalu Panjang dan Tidak Ada Tanda Baca
Nah ini nih, kadang saking pengennya nyampein semuanya sekaligus, kalimat kamu jadi super panjang, nggak ada koma, nggak ada titik, dan bikin pembaca harus baca dua kali buat ngerti maksudnya.
- Salah Penempatan Modal Verbs
Banyak juga yang masih suka keliru pakai modal verbs kayak would, could, should, apalagi dalam konteks sopan santun di email.
- Terlalu Banyak Passive Voice
Sebenarnya nggak ada yang salah sama penggunaan passive voice dalam email bisnis, tapi kalau kebanyakan, bisa bikin pesan kamu jadi kurang direct dan membingungkan.
Tips Tambahan dari Min-KIP untuk Menghindari Kesalahan
- Re-read Emailmu: Sebelum kirim, baca lagi emailmu dengan teliti. Cek ejaan dan grammar. Kadang, kesalahan kecil bisa luput.
- Minta Bantuan: Kalau kamu nggak yakin, minta temanmu yang jago Bahasa Inggris buat cek emailmu. Nggak usah malu!
- Gunakan Tools: Kamu bisa pakai tools seperti Grammarly atau sejenisnya. Mereka bisa bantu ngecek kesalahan grammar dan ejaan secara otomatis.
- Praktek Terus: Makin sering kamu nulis email, makin terbiasa kamu dengan polanya. Latihan itu kuncinya!
Menguasai grammar untuk email bisnis itu nggak susah kok, KIPers. Kuncinya cuma satu: teliti dan konsisten. Kalau kamu sudah terbiasa, nulis email profesional bakal jadi hal yang gampang banget.
Belajar Langsung Bareng Tutor? Yuk!
Kalau kamu pengen lebih jago bikin email formal, termasuk belajar grammar yang sering dipakai di dunia kerja, Min-KIP rekomendasiin banget ikut Program Reguler Kampung Inggris di Jakarta. Kamu bisa belajar langsung bareng tutor yang berpengalaman, latihan nulis email, sampai simulasi interview.
Fasilitasnya juga lengkap, mulai dari dormitory nyaman, kelas interaktif, sampai area santai buat diskusi bareng temen-temen. Jadi, kamu nggak cuma belajar teori, tapi juga langsung praktik dan siap bersaing di dunia profesional.
Yuk gabung sekarang, KIPers!